Przechowywanie dokumentacji w przedsiębiorstwie

Sposób przechowywania dokumentacji powinien zapewnić utrudniony dostęp osobom nieuprawnionym oraz łatwość w odszukiwaniu w przypadku kontroli czy innej zaistniałej potrzeby. To z kolei wiąże się z odpowiednią segregacją i systematyzacją papierów (według kolejności alfabetycznej i zgodnie z okresami płatniczymi). Archiwum powinno znajdować się w siedzibie firmy, a prawidłowy system zabezpieczeń ma za zadanie chronić dokumenty przed zniszczeniem, rozpowszechnianiem czy wprowadzaniem do nich niekorzystnych zmian.

Rozliczenia podatkowe

Z artykułu 86 Ordynacji Podatkowej wynika obowiązek przechowywania dokumentów podatkowych przez minimum 5 lat. Okres ten jest naliczany od końca roku kalendarzowego. Warto nadmienić, że dla dokumentów wystawionych wcześniej, aniżeli przed styczniem 2012 roku, wymagany czas przechowywania wynosi 10 lat.

Obowiązek rozciągnięty na pół wieku

Powyższy nagłówek nie jest żartem – dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez okres 50 lat! Przedział ten odlicza się od ostatniego roku pracy osoby. To dokumenty szczególnie ważne dla pracownika – na ich podstawie zostają przyznane świadczenia emerytalne i renta. Co jednak w przypadku, kiedy firma, w której Pan X pracował kilkanaście lat temu, została zlikwidowana? Nie należy w tej sytuacji wpadać w panikę, ponieważ obowiązek przechowywania danych spada wtedy na profesjonalne archiwa. Powyższe zobowiązanie wynika z przepisów ustawy o emeryturach i renetach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Dokumenty dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Każda zarejestrowana działalność staje się automatycznie płatnikiem składek ZUS. To wiąże się z szeregiem następstw np. w każdej chwili przedsiębiorstwo może zostać poddane kontroli, w której zostaną sprawdzone dokumenty potwierdzające rejestrację działalności oraz inne uprawnienia. Poza powyższym potwierdzeniem przechowywać należy dokumenty rozliczeniowe. Wszelkiego rodzaju deklaracje i raporty należy zachować na okres 10 lat.

Zapis elektroniczny dokumentów

Wraz z upływem czasu wzrasta powszechność zapisu elektronicznego danych. Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość formy elektronicznej dla ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, inwentaryzacyjnych, wyciągów bankowych, poleceń księgowania i sprawozdań finansowych. Jest to w pełni bezpieczna metoda księgowości, pod warunkiem wyposażenia w postaci odpowiedniego oprogramowania i zabezpieczeń. Ogromnym plusem zapisu elektronicznego jest możliwość posiadania wszystkich dokumentów, formularzy, zgłoszeń etc. w jednym miejscu. Forma ta skraca również czas obiegu dokumentów – w zapomnienie idą teczki i segregatory umieszczane w archiwach, których dostępność była ograniczona i wiązała się ze stratami czasu. Elektroniczna baza dokumentów umożliwia szybki dostęp i możliwość zarządzania tym dostępem, identyfikację osób uprawnionych oraz dokładna segregację za pomocą programu.

E-faktury należy również przechowywać przez okres 5 lat. Aktem prawnym regulującym kwestię zapisu elektronicznego jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Jakich dokumentów nie można przechowywać na nośnikach elektronicznych?

Dokumenty, które nie mogą zostać przechowywane w postaci elektronicznej to: Księga Przychodów i Rozchodów, ewidencja środków trwałych, ewidencja wyposażenia, ewidencja sprzedaży, ewidencja przebiegu pojazdu.

Błędy w archiwizacji dokumentów

Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów może wiązać się z konsekwencjami karnymi. Dla przykładu; jeżeli archiwum dokumentów znajduje się poza siedzibą firmy, przedsiębiorcy grozi za to kara w wysokości do 240 stawek dziennych. W przypadku kontroli skarbowej i nieokazania wymaganych ksiąg grzywna może wynieść do 720 stawek dziennych. Jej wysokość jest ustalana przez sąd na podstawie osiąganych przez przedsiębiorcę dochodów. Kara grzywny może zostać wymierzona osobie, która prowadząc własną działalność nie przechowuje wystawionych faktur. W tym przypadku jej wysokość może osiągnąć 180 stawek dziennych.

Ciekawy artykuł o formach zatrudnienia pracowników pod linkiem http://companyaccounts.pl/formy-zatrudnienia-dla-pracownikow/

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *